Email für dich: Der digitale Briefkasten

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Email für dich: Der digitale Briefkasten

Veröffentlicht am 22 Februar 2018 in Tools & Hacks von Bastian 14 Kommentare

25 Min. Lesezeit

Die Digitalisierung kann auch physische Brücken schlagen. Zum Beispiel zwischen deiner Post und deiner Email. Gerade aus Berlin sprießen derzeit Startups wie Pilze aus dem Boden, die Briefe physisch empfangen – und eine digitale Verwaltung und Zustellung deiner Unterlagen anbieten.

Ich will dir heute gerne einen Überblick der gängigsten Anbieter verschaffen und aus meinem Erfahrungs-Nähkästchen plaudern. Seit über 2 Jahren bin ich weltweit viel unterwegs und muss auch dort meine Post digitalisiert empfangen können. Alle der hier vorgestellten Services habe ich selbst getestet.

Wozu überhaupt?

Der Postscanservice unter der Lupe

Gerade für Leute, die längere Zeit am Stück im Ausland sind, oder einfach fern der Meldeadresse, kann ein digitales Postfach echt nützlich sein. Der Postscanservice fängt also da an, wo die Nerven von Familienmitgliedern überstrapaziert sind. Mama hat auch besseres zu tun, als jeden Brief abzufotografieren oder gar einzuscannen.

Nur ein Beispiel: Wenn du ein (steuerliches) Basislager in Deutschland hast und trotzdem (physisch) im Ausland bist, kann die digitale Verwaltung deiner Post ein echter Segen sein. Ich habe Postscanservices von den Officeflucht-Kindesbeinen an genutzt.

Post digitalisieren und empfangen

Viele Rechnungen von laufenden Abos wie Spotify oder Diensten wie Uber kann man sich ja ohnehin online runterladen. Aber ab und zu flattert doch noch ein physischer Brief vom Finanzamt oder Vermieter (bei mir meist Knöllchen von Car2Go oder Drive Now) rein. Die Services am Markt bieten dir folgenden Leistungsumfang an:

Briefe öffnen
einscannen
als PDF per Mail oder in App empfangen
archivieren
vernichten
physisch weiterleiten

Die Vorteile gegenüber einem überquellenden Briefkasten sind:

schneller Zugang, egal wo auf der Welt du bist
Datenschutz durch die Anbieter
digitale Aufbewahrung in einem Ordner auf deinem Rechner oder Cloud
keine Gefahr, einen Brief wie ein amtliches Schreiben zu verpassen

Postscanservices im Überblick

Wie erwähnt, gibt es verschiedene Anbieter mit unterschiedlichen Paketen. Das Prinzip ist bei allen Services aber mehr oder weniger das gleiche:

Du benötigst einen Nachsendeauftrag, wie wenn du umgezogen wärst (zum Teil inklusive)
Die Briefpost wird an dein neues Postfach umgeleitet (meist innerhalb 24 Stunden)
Der Service benachrichtigt dich über den Post-Eingang per Mail oder Push Notification
Du kannst den Brief öffnen, archivieren, vernichten, oder physisch weiterleiten lassen (z.B. wenn du neue Kreditkarten bekommst)

Schauen wir uns die Anbieter hinsichtlich Preisen und Leistungen genauer an:

Caya

getcaya.com

Caya stellt dir deinen Papierkram über die Website und über eine App zur Verfügung. Nicht alle Anbieter haben eine eigene App. Hier kaufst du ausserdem nicht gleich die Katze im Sack: Du kannst den Service kostenfrei testen. Zum Freebie gehören einmalig bis zu zehn Testdokumente – welche Leistungen du daraus beziehst, bleibt dir überlassen. Danach kannst du aus drei Tarifen wählen:

LITE

Das kleinste Paket eignet sich am besten für Privatpersonen. Im Paket enthalten ist eine Adresse und ein monatlicher Sammelversand der Originaldokumente an eine Adresse deiner Wahl.

PREMIUM

In der goldenen Mitte sind bis zu fünf Meldeadressen enthalten, und ebenso ein monatlicher Sammelversand der Originaldokumente. Außerdem richtet Caya dir den ersten Nachsendeauftrag kostenlos ein (Laufzeit 24 Monate).

UNLIMITED

Unlimited ist das größte Paket, das vor allem für Teams oder Unternehmen interessant ist. Die Empfänger-Adressen sind sozusagen open end, genauso wie der Versand der Originaldokumente.

Kosten: 9 EUR / Monat

Kosten: 25 EUR / Monat

Kosten: 89 EUR / Monat

LITE

Das kleinste Paket eignet sich am besten für Privatpersonen. Im Paket enthalten ist eine Adresse und ein monatlicher Sammelversand der Originaldokumente an eine Adresse deiner Wahl.

PREMIUM

UNLIMITED

Unlimited ist das größte Paket, das vor allem für Teams oder Unternehmen interessant ist. Die Empfänger-Adressen sind sozusagen open end, genauso wie der Versand der Originaldokumente.

Kosten: 9 EUR / Monat

Kosten: 25 EUR / Monat

Kosten: 89 EUR / Monat

LITE

Das kleinste Paket eignet sich am besten für Privatpersonen. Im Paket enthalten ist eine Adresse und ein monatlicher Sammelversand der Originaldokumente an eine Adresse deiner Wahl.

PREMIUM

UNLIMITED

Unlimited ist das größte Paket, das vor allem für Teams oder Unternehmen interessant ist. Die Empfänger-Adressen sind sozusagen open end, genauso wie der Versand der Originaldokumente.

Kosten: 9 EUR / Monat

Kosten: 25 EUR / Monat

Kosten: 89 EUR / Monat

Features von Caya

Papierunterlagen können auch über eine App verwaltet werden
dazu kommt die sehr benutzerfreundliche Benutzeroberfläche und intuitive Bedienung
Caya-exklusiv ist, dass die Mitarbeiter deinen Nachsendeauftrag einrichten – je nach Paket kostenlos oder gegen eine Gebühr
durch Tags kannst du eine Struktur in deiner Dokumentverwaltung schaffen
kostenloser Test aller Funktionen
Absolutes Plus: Caya ist günstiger als die Konkurrenz. Und schöner.

Dropscan

dropscan.de

Dropscan ist einer der bekanntesten Anbieter. Und auch der, den ich als erstes genutzt habe. Auch hier können verschiedene Pakete gebucht werden – je nach Paket kommen dann weitere Serviceleistungen als Einzelabrechnung dazu, oder sind im Komplettpreis mit inbegriffen.

PAY AS YOU GO

Das kleinste Paket richtet sich an Leute mit geringer oder unregelmäßiger Sendungsanzahl. Empfang und der Scan des Umschlags sind mit inbegriffen. Sobald der Brief in deinem Email-Postfach landet, entscheidest du über öffnen, archivieren und Co. Diese Leistungen werden zum Teil extra berechnet (14 Tage archivieren sind kostenfrei).

FLAT 20

Auch im mittleren Paket sind der Empfang und Umschlagscan (Der Umschlag wir zuerst von aussen gescannt und dann kannst du entscheiden, ob der Brief geöffnet und gescannt werden, weitergeleitet oder vernichtet werden soll) von unbegrenzt vielen Sendungen inklusive. Dazu kommen das Öffnen und Scannen von bis zu 20 Sendungen pro Monat. Außerdem können Briefe bis zu 90 Tage lang gebührenfrei archiviert werden. Fürs Weiterleiten fallen beispielsweise Gebühren an.

FLAT 40

Same same, but different: Anstatt 20 Scans und Öffnungen sind in diesem Paket 40 inklusive.

Kosten: 12,90 EUR / Monat

Kosten: 24,90 EUR / Monat

Kosten: 39.90 EUR / Monat

PAY AS YOU GO

FLAT 20

FLAT 40

Same same, but different: Anstatt 20 Scans und Öffnungen sind in diesem Paket 40 inklusive.

Kosten: 12,90 EUR / Monat

Kosten: 24,90 EUR / Monat

Kosten: 39,90 EUR / Monat

PAY AS YOU GO

FLAT 20

FLAT 40

Same same, but different: Anstatt 20 Scans und Öffnungen sind in diesem Paket 40 inklusive.

Kosten: 12,90 EUR / Monat

Kosten: 24,90 EUR / Monat

Kosten: 39,90 EUR / Monat

Features von Dropscan

Briefumschlag wird gescannt, also nicht automatisch geöffnet. Die automatische Öffnung kann aber aktiviert werden
Sammelsendungen werden als versichertes DHL-Paket versendet (kostet dafür aber auch mehr als bei den anderen Anbietern)
Anbindung an SFTP, Dropbox, Evernote, Google Drive
kostenloser Demo-Account zum Test aller Funktionen
Leider keine App und Nachsendeauftrag muss man selber stellen

Digitalkasten

digitalkasten.de

Digitalkasten ist vom Preis-Leistungs-Verhältnis am ehesten mit Dropscan vergleichbar, bietet aber wie Caya auch eine App an. Die Tarifauswahl ist übersichtlich: Es gibt einen für Privatpersonen und einen für Unternehmer:

FLATRATE PRIVAT

Die Einrichtung und die Digitalisierung der Post ist im Preis inklusive. Außerdem werden Briefe bis zu 30 Tage kostenfrei archiviert, danach fallen Gebühren an.

BUSINESS STANDARD

Eigentlich gibt es kaum einen Unterschied zum Privatpaket. Nur: Die Digitalisierung von Briefen ist bis zu 25 Stück kostenlos, danach wird pro Brief abgerechnet. Was ich hier nur nicht schnalle ist, warum ich beim Privatpaket 9,50€ weniger im Monat bezahle und dort unlimited Briefe habe, aber beim Businesspaket mehr zahle und dafür nur 25 Briefe bekomme.

Kosten: 20 EUR / Monat

Kosten: 29,50 EUR / Monat

FLATRATE PRIVAT

Die Einrichtung und die Digitalisierung der Post ist im Preis inklusive. Außerdem werden Briefe bis zu 30 Tage kostenfrei archiviert, danach fallen Gebühren an.

BUSINESS STANDARD

Kosten: 20 EUR / Monat

Kosten: 29,50 EUR / Monat

Features von Digitalkasten

keine Einrichtungsgebühr
Archivierung für bis zu 30 Tagen
kostenloser Demo-Account zum Test der Funktionen
Nachsendeauftrag muss neuerdings selbst gestellt werden

E-Postscan

epost.de

Beim E-Postscan der Deutschen Post gibt es kurz und bündig nur ein Paket. Für 24,99 EUR im Monat werden Briefe per E-Mail weitergeleitet. Und danach gebündelt an eine physische Adresse weitergeleitet.

Die Verifizierung dauert im besten Fall sieben Tage – nämlich dann, wenn man bereits ein E-Post-Konto besitzt. Ansonsten muss man sich bei der Postfiliale oder einem Postboten verifizieren – und dann die Adresse über eine Adress-TAN freischalten, die per physischer Post kommt.

BEFRISTETE LAUFZEIT

Zwischen sieben Tagen und einem Monat: Die Post wird gesammelt und nach Ablauf an deine Adresse weitergeleitet.

UNBEFRISTETE LAUFZEIT

Bei unbefristetem Auftrag erfolgt die Nachsendung einmal im Monat. Die Post wird an das Digitalisierungszentrum weitergeleitet gescannt – und landet dann in deinem E-Mail- oder App-Postfach.

BEFRISTETE LAUFZEIT

Zwischen sieben Tagen und einem Monat: Die Post wird gesammelt und nach Ablauf an deine Adresse weitergeleitet.

UNBEFRISTETE LAUFZEIT

Bei unbefristetem Auftrag erfolgt die Nachsendung einmal im Monat. Die Post wird an das Digitalisierungszentrum weitergeleitet gescannt – und landet dann in deinem E-Mail- oder App-Postfach.

Kosten: 24,99 EUR / Monat

Features von E-Post

automatische Einrichtung eines Nachsendeservices (allerdings nur für Briefe der Deutschen Post)
digitaler Briefkasten als Email oder App
E-Post-Konto ist Voraussetzung zur Nutzung des Services
komplizierter Registrierungsprozess
Verknüpfung mit einer Post-Cloud als Speicherplatz

Was ist mit meinen Daten?

Eine häufig gestellte Frage zum Thema digitale Post ist: Sind meine Daten hier sicher? Immerhin wird die Post ja von Menschen geöffnet.

Besonders Dropscan und Caya nehmen dazu auch außerhalb ihrer verpflichtenden Datenschutzerklärung Stellung. Beide Seiten gliedern das Thema in rechtliche, physische und datentechnische Sicherheit.

Rechtliches

Rechtlich gesehen müssen sich natürlich alle Unternehmen in einem juristischen Rahmen bewegen. Inwieweit das dann eingehalten wird, liegt jetzt nicht in meiner Macht. Aber hier mal eine Zusammenfassung der Stellungnahme von Caya:

keine Weitergabe oder Verkauf von Daten
regelmäßige Prüfung der Datenschutzbestimmungen
es bestehen Verträge mit allen beteiligten Unternehmen und Dienstleister
Unterricht der Mitarbeiter findet stets entsprechend der neuesten Datenschutzbestimmungen statt

Physisch

die Post wird durch Mitarbeiter in einem standardisierten Prozess maschinell geöffnet, gescannt und digitalisiert
das autorisierte Personal ist zum Briefgeheimnis verpflichtet
das Scancenter wird direkt von der Deutschen Post beliefert, dabei durchläuft die Postübergabe mehrere Sicherheitsstufen
vernichtete Dokumente sind geschreddert und erhalten nach einem zweiten zertifizierten Prozess eine Vernichtungsurkund

Fun Fact: Damit die Briefe nicht ins Schwitzen kommen, werden auch Luftfeuchtigkeit und Raumtemperatur gegebenenfalls justiert.

Digital

die Post wird durch Mitarbeiter in einem standardisierten Prozess maschinell geöffnet, gescannt und digitalisiert
das autorisierte Personal ist zum Briefgeheimnis verpflichtet
das Scancenter wird direkt von der Deutschen Post beliefert, dabei durchläuft die Postübergabe mehrere Sicherheitsstufen
vernichtete Dokumente sind geschreddert und erhalten nach einem zweiten zertifizierten Prozess eine Vernichtungsurkund

Fazit

Nachdem ich Dropscan und Digitalkasten selbst getestet habe, nutze ich jetzt den Service von Caya.

Caya

Caya lässt für mich persönlich keine Wünsche offen. Der Support ist enorm hilfsbereit und freundlich (da kann sich insbesondere einer der anderen Anbieter eine Scheibe von abschneiden) und der Mitgliederbereich ist sehr klar und übersichtlich aufgebaut. Die Absender der eingehenden Briefe gehen direkt hervor, Tags sind schlau gewählt und können von mir selbst ergänzt oder abgeändert werden. Das gleiche gilt für die Betreffzeile der Briefe im Posteingang.

Dropscan

Dropscan hat keine App und ist von der Usability des Kundenbereichs nicht so intuitiv wie man denken würde, dafür, dass sie schon so lange am Markt sind. Neben E-Post ist es auch der teuerste Service, weshalb ich dann vor einem knappen Jahr zu Digitalkasten gewechselt hatte.

Hier habe ich leider keine Möglichkeit mehr Screenshots aus dem Login Bereich zu machen, da es schon zu lange her ist, dass ich dort Zugriff hatte.

Digitalkasten

Digitalkasten hingegen sieht leicht zu bedienen aus, ist aber für mich ein totales Fiasko gewesen. Selbst die Adresse meiner eigenen Scanbox musste ich per Mail beim Support erfragen, weil man mir diese nie genannt hatte und sie auch nicht im eigenen Login Bereich zu finden ist.

Die Übersicht der eingegangen Post ist völlig unübersichtlich, da immer irgendwelche kryptischen Betitelungen gewählt werden, statt den Absender einfach aufzuführen. Chaos pur.

Zusätzlich wird die eingegangene Post manchmal mit total unnachvollziehbaren Tags versehen, noch bevor man selbst welche gesetzt hat.

Wie hier im Screenshot „Wasser“, oder oft auch „Rechnung“ wenn es keine ist.

Davon abgesehen ist bei keinem anderen Anbieter die Scanqualität in Sachen Auflösung so schlecht und ständig kamen doppelte Benachrichtigungen, oder manchmal, wenn gar keine neue Post da war.

E-Post

E-Post habe ich nie als Service genutzt, meine Post zu empfangen. Wofür ich sie allerdings regelmäßig nutze und auch echt praktisch ist, sind Briefe innerhalb Deutschlands zu verschicken, wenn man selbst nicht dort ist.

Egal ob regulärer Brief, Einschreiben, oder das in Deutschland doch gern noch erfragte Fax. Kann man alles über den E-Post Service sehr einfach machen. Einfach Empfänger Adresse, Absenderadresse (kann ja auch die von Caya sein) und den gewünschten Text runter tippen und dann die Versandart wählen. Bezahlen kann man dann per Paypal, Bankeinzug oder Kreditkarte.

Siehe Screenshot. (Klar, Einspruch gegen ein Knöllchen)